Rola OMR w cyfrowej archiwizacji dokumentów

Technologia OMR okazuje się bardzo pomocna w cyfrowej archiwizacji dokumentów. Urządzenia, które ją wykorzystują, mogą nadawać plikom określone znaczniki, które ułatwiają "spakowanie" ich do konkretnego katalogu, nośnika sieciowego, archiwum RAR bądź ZIP itd. Jak działa ta technologia w praktyce?

Jak działa OMR? Na czym polega jego działanie?

Nowoczesne zarządzanie dokumentami wymaga często jednoczesnej obsługi dziesiątek, setek, a nawet tysięcy plików. Technologia OMR pozwala nadać każdemu z nich określony znacznik, który jest zgodny z przyjętym szablonem, opartym na współrzędnych X i Y. Czytnik danych OMR - podczas skanowania - zbiera dane na temat skanowanej treści, a następnie odnosi je do przyjętego szablonu. Dzięki temu łatwiej przechowywać cyfrowe kopie dokumentów w bezpieczny, a zarazem uporządkowany sposób.

Największe korzyści wynikające ze wdrożenia OMR w procesie cyfrowej archiwizacji dokumentów, to:

• szybkość i efektywność skanowania, przy czym proces ten może być dla setek i tysięcy dokumentów obsługiwany przez pojedynczą stację roboczą PC; w praktyce oznacza to, że przepustowość technologii zależy de facto od wydajności skanera,

• wyższa dokładność i brak błędów - precyzja i nieomylność systemu skanowania opartego na OMR jest znacznie większa niż w przypadku człowieka,

• niskie koszty wdrożenia rozwiązania przy jednoczesnym skokowym wzrośnie poziomu realizacji zadań administracyjnych,

• krótki czas wdrożenia wynikający m.in. z konieczności ograniczonego wsparcia technicznego.

Bezpieczeństwo w zarządzaniu dokumentami

Na korzyść technologii OMR przemawia również fakt, że cyfrowa archiwizacja dokumentów jest praktycznie bezbłędna. Jeśli system ma wątpliwości co do identyfikacji konkretnego znacznika, to może je łatwo wykluczyć poprzez skierowanie do identyfikacji tym razem przez człowieka. Mowa tu o przypadkach jednostkowych, które nie są obciążeniem dla pracowników i pozwalają na sprawne zarządzanie dokumentami.

Jak to działa w praktyce? Załóżmy, że cyfrowa archiwizacja dokumentów doprowadziła do powstania ogromnego zbioru kopii cyfrowych. W tej sytuacji odszukanie odpowiedniej faktury lub dokumentu magazynowego może być problematyczne. Dodajmy też, że przechowywanie dokumentów w firmach nie jest procesem statycznym, gdyż ich liczba stale wzrasta. Czytnik kodów OMR umożliwia odczytanie wcześniej użytych znaczników, by na ich podstawie podzielić dokumenty na:

• pliki o określonej treści (np. faktury, WZ, dokumentacja pracownika X i Y),

• pliki o różnych stopniach poufności danych,

• pliki obejmujące określone grupy kosztów itd.

Jednym słowem, technologia OMR automatycznie porządkuje firmowe zbiory danych i pozwala na sprawne zarządzanie nimi.