Implanty, instrumenty oraz specjalistyczne zestawy wykorzystywane podczas zabiegów operacyjnych często nie są własnością szpitala. Stanowią zasób dostawcy udostępniany placówce w modelu depozytowym, rentalowym lub serwisowym i rozliczany zgodnie z rzeczywistym wykorzystaniem.

Tradycyjna, ręczna ewidencja utrudniała uzyskanie wiarygodnej informacji o aktualnej zawartości szafy. Kontrola wymagała fizycznego przeliczenia produktów, a ustalenie, kto i kiedy pobrał określony asortyment, było czasochłonne.

Dodatkowym wyzwaniem była konieczność kontrolowania terminów ważności produktów. Brak bieżącej informacji o zbliżających się terminach zwiększał ryzyko pozostawienia w szafie asortymentu, który powinien zostać wcześniej wykorzystany, wymieniony albo wycofany.

Największe wyzwania przed wdrożeniem obejmowały:

1. brak bieżącej informacji o rzeczywistej zawartości szafy,
2. czasochłonną, ręczną inwentaryzację,
3. ograniczoną kontrolę nad pobraniami i zwrotami,
4. trudności z przypisaniem operacji do konkretnego użytkownika,
5. konieczność rozliczania produktów należących do zewnętrznego dostawcy,
6. ograniczoną możliwość monitorowania rzeczywistego wykorzystania asortymentu,
7. konieczność kontrolowania terminów ważności,
8. ryzyko wystąpienia braków przed planowanym zabiegiem,
9. utrudnione przygotowywanie raportów i zestawień dla dostawcy oraz placówki medycznej.